Presseinformation			Leipzig, den 13.11.2006

Prozesskosteneinsparungen im Vertrieb der GASAG durch Erweiterung von SAP CRM

Durch Erweiterung von SAP CRM um elektronische Archivierung des gesamten Posteingangs mit workflowgestützter Postbearbeitung sowie Einführung einer integrierten Vertriebsakte durch die forcont business technology gmbh erzielt die GASAG Berliner Gaswerke AG nachweisbare Kosteneinsparungen im Vertriebsprozess. Gleichzeitig wird die gesetzeskonforme Dokumentenablage vereinfacht und der Platzbedarf für die Archivierung drastisch reduziert.

Die GASAG Berliner Gaswerke AG versorgt mehr als 650.000 Kunden mit Erdgas. Die Bearbeitung der täglich bis zu 200 Schreiben an den Vertrieb sowie die Beschaffung interessentenbezogener Informationen nahmen trotz Einsatz von SAP CRM zu viel Zeit in Anspruch. 300 m² Lagerfläche waren allein für die Archivierung des gesamten Schriftverkehrs erforderlich. Die fristgerechte Vernichtung von Daten und Dokumenten lt. Datenschutzgesetz war manuell nur äußerst aufwändig umsetzbar.

Das Energieversorgungsunternehmen beauftragte daher forcont mit der Einführung einer Lösung zur elektronischen Archivierung der gesamten Korrespondenz mit Interessenten und Kunden, wobei gleichzeitig auch die gesamte Postbearbeitung workflowgesteuert optimiert werden sollte. Eine wesentliche Forderung war die Integration der Lösung in SAP CRM, um den Vertriebsmitarbeitern im Innen- und Außendienst eine zentrale Arbeitsumgebung zur Verfügung zu stellen.

Das neu entwickelte Postbuch mit integrierter Vertriebsakte auf Basis der Software forcont factory wurde Ende September 2006 bei der GASAG in Betrieb genommen. Neben der Archivierung des laufenden Posteingangs wird in Zusammenarbeit mit einem Scan-Dienstleister auch der gesamte papierbasierte Aktenbestand in das Archiv übernommen. Im nächsten Schritt wird die Lösung um eine Bauakte erweitert, die sämtliche projektbezogenen Informationen für die Installation der Anlagen bei Neukunden umfassen wird.

„Die Verkürzung der Vorgangszeit führte im Vertrieb zu spürbaren Einsparungen. Dabei sind weitere Vorteile wie Optimierung der gesetzeskonformen Dokumentenablage oder Lagerraumreduzierung noch nicht einmal betrachtet.“, sagt Fredy Rahles, Referent für Vertriebscontrolling bei der GASAG.

Das Postbuch, eingebunden im CRM-Portal, ist zentraler Einstiegspunkt für die Postbearbeitung. Bereits beim Postausgang werden Unterlagen, die unterschrieben zurück erwartet werden, mit Barcode versehen. Diese Rückläufer werden dann bei der Eingangspost automatisch dem bereits angelegten Vorgang im SAP CRM zugeordnet. Sämtliche Eingangspost wird digitalisiert, revisionssicher im Archiv abgelegt und steht im Postbuch für Recherche und Bearbeitung zur Verfügung. Darüber hinaus können auch interne Dokumente archiviert und zugeordnet werden. Posteingang, der nicht als Rückläufer erkannt wird, wird im Postbuch dem jeweils zuständigen Backoffice zugewiesen. Dort erfolgt die Postverteilung an die Verantwortlichen entsprechend der in SAP CRM definierten Aufbauorganisation. Wird ein Dokument mehrere Tage nicht bearbeitet, gibt es einen entsprechenden Warnhinweis.

Die Vertriebsakte ermöglicht die Übersicht über alle vertriebsrelevanten Informationen zum jeweiligen Interessenten auf einen Blick. Die Basisdaten zu einem Interessenten aus SAP CRM werden mit sämtlichen Dokumenten der Postbearbeitung aus dem Archiv zusammengefasst und in verschiedenen Sichten dargestellt. Ob bezogen auf Interessenten, Projekt oder Vertriebsmitarbeiter – sämtliche in SAP CRM verfügbaren Vorgänge stehen, verknüpft mit allen zugehörigen Dokumenten, auf Knopfdruck zur Verfügung.

„Die Erweiterung von SAP CRM durch forcont hat sich für uns wirklich gelohnt. Jetzt muss keiner mehr mühsam im Papierarchiv nach Unterlagen suchen, um festzustellen, dass sich diese doch noch im Büro des Kollegen befinden“, lobt Fredy Rahles den Leipziger Lösungsanbieter. „In der gesamten Projektlaufzeit hat sich forcont als vorausschauender und kompetenter Partner erwiesen, der alles daran gesetzt hat, um die sehr ehrgeizigen Projekttermine einzuhalten.“

Über forcont: 
Die forcont business technology gmbh wurde 1990 als IXOS Anwendungs-Software GmbH in Leipzig gegründet und operiert seit dem MBO im Jahr 2000 eigenständig unter dem Namen forcont. Das auf dokumentenzentrierte Anwendungen und Systemintegration spezialisierte Softwarehaus unterstützt Unternehmen unterschiedlicher Branchen bei der Optimierung ihrer Prozesse. forcont bietet Enterprise-Content-Management-Lösungen für die effiziente Beschaffung und sichere Verwaltung geschäftsrelevanter Informationen. Mit forcont factory steht ein Softwareprodukt mit Applikations- und Businesslogik zur Verfügung, um die komplexen informationsbasierten Vorgänge in und zwischen Unternehmen verarbeitbar abzubilden. forcont vermarktet deutschlandweit elektronische Archivsysteme und leistet den kompletten Service rund um individuelle, branchenspezifische Projektlösungen inner- und außerhalb des ERP-Systems der SAP AG. Neben dem Hauptsitz in Leipzig ist forcont mit Geschäftsstellen in Berlin und Düsseldorf vertreten. Das Unternehmen ist u.a. Business Partner der IXOS Software AG (ein Unternehmen der Open Text Gruppe) im Rahmen einer strategischen Allianz sowie Advantage Partner der Network Appliance GmbH.

Für Ihre Nachfragen:
forcont business technology gmbh
Marketing  Stefan Plock
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