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Klarer Aufbau durch Wiederholung!
Selbst ist der Referent! oder Grenzen des Delegierens
Sichern Sie sich die Pole-Position!
Aufmerksamkeit erreichen: Wie?
Schluss mit endlosen Präsentationen!
Zehn Tipps zum Umgang mit Präsentationsmedien
Comic-Strip-Technik gegen fade Präsentationsfolien
Präsentation als Geschäft mit dem Publikum
Sie haben das in der Schule schon gelernt: Einleitung – Hauptteil – Schluss. Gar nicht so falsch, aber der Hauptteil wird bei längeren Präsentationen sehr klobig. Eigentlich unbefriedigend! Dazu mein Tipp: Wiederholen Sie sich!
Bauen Sie lauter kleine "micro-presentations" und hängen die aneinander. Jede davon aufgebaut wie eine anständige Präsentation, also:
Scope (Worum geht's?) Information (Was sollte der Zuhörer dazu wissen?) Deduction (Was hat das für Konsequenzen?) Summary & Action Plan (Was ist zu tun?)
Und um das Ganze herum noch einmal den selben Rahmen. Auf diese Art bringt der Vortrag lauter kleine Erfolgs- oder Aha-Erlebnisse, bleibt für das Publikum spannend und für Sie handhabbar.
Eine Präsentationsfolie darf nicht zu voll sein.
Erstens weil das ab der dritten Reihe kein Mensch mehr sieht, und zweitens weil der Zuhörer durch sein eigenes Lesen abgelenkt wird. Wie aber überprüft man, ob die Folie noch gut sichtbar ist oder ob nicht?
Dazu gibt es einen uralten, aber genial einfachen Trick:
Man drucke die Folie im A4 Format aus, lege sie auf den Boden und stelle sich darüber. Das ergibt eine ähnliche Relation von Größe zu Entfernung zu Sehschwächen–Auswirkung wie bei der echten Präsentation im Saal.
Natürlich reicht es auch, vom Computerbildschirm 2–3 m Abstand zu nehmen. Durch die enorme Brillanz heutiger Monitore ist das Ergebnis aber fast zu gut.
Und Sie als Referent sind der Blindenhund.
Nur weil Sie eine repräsentative Grafik, eine Tabelle oder gar ein Foto an die Wand werfen, heißt das noch lange nicht, dass sie jetzt munter zur Sache kommen und über das Gezeigte sprechen dürfen. Sie können nicht voraussetzen, dass alle das gleiche sehen.
Strukturieren Sie Ihren Vortrag zu jeder einzelnen Folie!
Es gibt einen bewährten Aufbau, hier illustriert anhand einer Folie, die einen aufwärts fahrenden LKW zeigt, dazu eine Tabelle mit den An– und Abliefermengen der letzten 4 Quartale.
Eine steigende Tendenz ist zu erkennen:
Was sehen wir hier? (z.B. "Hier sehen wir einen LKW, der einen Berg hochfährt") Was meine ich damit? (z.B. "Er steht für unseren zunehmenden Warenumschlag") Was will ich damit erreichen? (z.B. "Wir müssen uns Maßnahmen überlegen, um ein logistisches Problem zu vermeiden!)
Und dann erst widmen Sie sich den Zahlen und Fakten aus der Tabelle, mit deren Hilfe Sie die Dimension des Problems darstellen möchten.
Mit dieser Methode leiten Sie Ihr "blindes" Publikum sicher durch den dicksten Dschungel.
"Can we have the next slide, please!" ist einer der störendsten Sätze überhaupt.
Natürlich ist es vorteilhaft, frei zu stehen und zu referieren. Trotzdem sollte man das Bedienen des Projektors nicht delegieren. Diese Aktivität (die das Publikum mitkriegt) lenkt ab und ist schwer zu synchronisieren.
Eine Präsentation lebt wesentlich vom Fluss des Vortrages und von der Beziehung des Gesagten zu dem Gezeigten. Da werden schon wenige Sekunden Differenz als störend und unprofessionell empfunden. Spätestens bei dem spontanen "Wenn wir das vorhin Gezeigte noch einmal betrachten ..." hat Ihr Assistent ein Problem.
Davon abgesehen: Passiert Ihnen: "Was wir hier sehen, ist ... äh ... die falsche Folie, ich bitte um Verzeihung", wird man dies verzeihen. Passiert es dem Helferlein, eher nicht.
Daher der Tipp: Nutzen Sie die Technik (z.B. Funkmäuse) und machen Sie's selbst!
Wie beim Autorennen ist für Präsentationen ein guter Start ausschlaggebend. Man ist allein auf der Strecke und die Erwartungshaltung des Publikums ist nicht immer von vorne herein klar. Dem Vortragenden nicht, und häufig auch nicht dem Publikum selbst.
Genau diese Erwartungshaltung kann man aber in einem erheblichen Ausmaß selbst steuern. Wie das geht?
Machen Sie sich klar, was Ihr Publikum erwartet. Machen Sie schnell deutlich, was Sie mit der Präsentation bezwecken. Gestalten Sie die Einführung so, dass sich Ihr Publikum eingebunden fühlt. Scheuen Sie sich nicht, deutlich zu sein.
Ein Beispiel gefällig?
"Sie wollen heute erfahren, welche Fortschritte unser Projekt macht, so dass Sie Ihre eigenen Schritte planen bzw. über die Freigabe der erforderlichen Mittel auf einer besseren Grundlage entscheiden können."
Was immer die Zuhörer vorher gedacht oder erwartet hatten, nach diesem Satz fällt es schwer, von der Linie abzuweichen.
Sie sind nicht allein auf der Bühne. Eigentlich sind Sie zu dritt!
Sie nicht? Doch, glauben Sie mir!
Natürlich sind Sie alle drei Personen auf einmal. Aber nicht gleichzeitig. Daher können Sie auch entsprechend jeder Rolle, die Sie gerade spielen, eine unterschiedliche Position beziehen, um optimal mit Ihrem Publikum zu kommunizieren:
Als Vortragender stehen Sie ungefähr in der Mitte. Sie halten sich in der Nähe von Leinwand und Flipchart auf und sprechen frontal zum Publikum Als Beantworter von Fragen stellen Sie sich etwas seitlich vorne auf die Bühne. Während Sie auch hier frontal zum Publikum stehen, neigen Sie vielleicht den Kopf etwas, während die Frage gestellt wird. Als Vermittler zwischen dem Publikum und dem Vortragenden agieren Sie, wenn Störungen oder Kritik kommen.
Dazu stehen Sie seitlich (aber nicht auf der Fragen–Seite) und stellen sich schräg hin, um Ihrer Rolle als "unbeteiligter" Moderator gerecht zu werden.
Das schafft eine körpersprachliche Trennung der unterschiedlichen Kommunikationsweisen, die in einer Präsentation stattfinden. Der Vortrag(ende) behält trotz aller Fragen den Anspruch der Glaubwürdigkeit, und bleibt unbetroffen vom negativen Geruch der Kritik oder Störung.
Wenn es heißt: "Er/Sie hat einen klaren Vortrag geliefert, ist dabei auf Fragen gut eingegangen und hat Störungen toll behandelt.", dann kann es sein, dass e/sie einfach nur stets richtig zu stehen wusste und die jeweils passende Position bezogen hat.
Selbst in der ungünstigsten Situation, einem Vortrag vom Podium in sitzender Stellung (wo immer möglich unbedingt vermeiden) lässt sich das mit viel subtileren Mitteln wie etwa Kopfbewegungen mit Vorteil anwenden. Das will aber gelernt sein.
SIE brauchen die Aufmerksamkeit, NICHT Ihr Präsentationshilfsmittel!
Vorträge können mit visuellen Hilfsmitteln oder Gegenständen aufgelockert werden. Hilfsmittel setzen einen Wende– oder Ankerpunkt bzw. vermitteln die Botschaften einfacher (Ein Bild sagt mehr als ...).
Seien Sie sparsam mit Ihren Hilfsmitteln! Jede Präsentation ist ein persönliches Gespräch. Sie legen Ihr Herzblut hinein. Der Zuhörer soll nicht von Ihnen abgelenkt werden.
Daher 4 kleine Tipps:
Ein Hilfsmittel pro Kapitel ist sehr gut, weil es Identifikation mit dem Kapitel schafft Erläutern Sie Hilfsmittel. Setzen Sie nicht voraus, dass alle das selbe sehen, nur weil alle das gleiche sehen! Zaubern Sie Gegenstände AUS DEM HUT (unter dem Tisch hervor) und legen Sie sie nicht "auf Vorrat" vor sich hin. Das lenkt von Ihrem Vortrag ab. Verteilen Sie Vortragsunterlagen NACH dem Vortag. Die meisten Ihrer Zuhörer können entweder lesen oder zuhören. Viele werden lesen.
Die Folien und Bilder sind wichtiger Bestandteil einer Präsentation. Dennoch kann es sinnvoll sein, den Projektor auszuschalten. Wenn der Referent das im Vortrag zeitweilig tut, gehört ihm die volle Aufmerksamkeit des Publikums.
Ein paar Tipps, wo ein ausgeschalteter Projektor besser ist:
Begrüßen Sie Ihr Publikum ohne Folie!
Leiten Sie den Vortrag ein, indem Sie Zweck und Inhalt ankündigen. Erst dann schalten Sie den Projektor ein.Fragen beantworten oder ein Thema weiter ausbreiten.
Wenn es darum geht, Ihre Kompetenz außerhalb der vorbereiteten Abfolge unter Beweis zu stellen, ist die Folie nicht hilfreich. Schalten Sie den Projektor aus, sprechen Sie, und schalten Sie dann wieder ein.
VORSICHT: Wechseln Sie nicht unterdessen die Folie! Der Ausflug muss dorthin zurück führen, wo er begonnen hat.Zusammenfassung und Diskussion.
Schalten Sie den Projektor mit der letzten Folie ab (keine "Danke"–Folie!) Fassen Sie dann noch einmal zusammen. Laden Sie ohne Folie zu Fragen bzw. zur Diskussion ein.
... wenn der Mensch die Technik nicht registriert.
Anders ausgedrückt: Sie arbeiten mit moderner Software und werfen Bilder elegant vom Notebook über den Projektor an die Wand. Selbstverständlich nutzen Sie Grafiken, blendet sich in Ihrer Präsentation da und dort etwas ein oder über, vielleicht auch eine Video–Sequenz.
Aber: Oft sieht man Folien, die mit vielen Mausklicks bedient werden müssen und Grafiken, die erst nach und nach vervollständigt werden.
Hier gilt: Weniger ist mehr. Ein Bild und ein Bewegungsvorgang pro Folie ist genug. Alles weitere stört den Redefluss. Dabei entsteht sehr leicht der Eindruck, dass man die Technik, die man einsetzt, nicht beherrscht.
Und Kommunikation findet nicht mehr statt.
Ein beeindruckendes Schauspiel, ich erlebe es immer wieder: Ein Vortrag mit 44 vollen Folien, hineingepresst in eine halbe Stunde!
Außer den Aktivitäten Blättern, Folien (zu kurz) zum Lesen auflegen, Folien überspringen kriegt niemand etwas mit. Dabei ist doch die Folie nur Anhalt: Der Referent erläutert die angerissenen Punkte frei.
NEHMEN SIE SICH ZEIT!
Sie wissen, wie viel Zeit Sie für den Vortrag haben. Sortieren Sie Ihre Folien aus, und überlegen Sie sich, was Sie im Vortrag sagen, und was Sie auf Diskussion oder Einzelgespräche verschieben.
Vor allem: Spielen Sie es einmal vor dem Spiegel durch. Auch wenn Sie vor Publikum andere Worte finden, Sie haben ein Gefühl für die Zeit und fassen Selbstvertrauen.
Sie halten öfter Vorträge? Füllen Sie noch heute die Materialanforderung für einen Spiegel in Ihrem Büro aus!
Außer in selbstlaufenden Bildschirmpräsentationen für Messen und Vorzimmer müssen Ihre Folien keineswegs den ganzen Präsentationsinhalt vermitteln. Immerhin stehen Sie als Referent auf der Bühne und sind die Hauptperson.
Ihre Folien sind daher im Wesentlichen Stichwortgeber.
Erstens für das Publikum, das damit einen Anhalt darüber bekommt, wo in der Präsentation man sich gerade befindet und was als nächstes von Ihnen zu erwarten ist, zweitens aber vor allem auch FÜR SIE, denn es ist leicht, den Faden zu verlieren.
Enttäuschen Sie Ihr Publikum nicht, indem Sie die Texte einfach von der Folie ablesen! Gestalten Sie die Folien bewusst sparsam (nur die wichtigsten Stichwörter) und sprechen Sie so frei, wie Sie es ohne Folien in einem Fachgespräch tun würden. Damit erhalten Sie die Spannung und behalten die Aufmerksamkeit des Publikums.
Viele finden es schwer, eine Präsentation/einen Vortrag zu einem befriedigenden Ende zu führen. Man hat schon alles gesagt, was man sagen wollte, und jetzt fehlt irgendwie der Ausgang. Doch gerade der letzte Eindruck ist essentiell.
Dazu 3 kleine aber zuverlässige Erfolgstipps:
1. Kündigen Sie (dem Publikum, aber auch sich) das Ende an! "Zum Schluss möchte ich nun" ...) 2. Erinnern Sie das Publikum (und sich) an den Inhalt (... noch einmal kurz zusammenfassen ...) 3. Sagen Sie dem Publikum (und ...) noch einmal deutlich und plump, was Sie von ihm wollen (... und Sie bitten, das heute Gehörte auch in Ihren Planungen zu berücksichtigen).
Es funktioniert. Immer.
1. Der Zuseher kommt unvorbereitet
Sie können die Einladung klar formulieren, Sie können vorweg Unterlagen geschickt haben. Es hilft nicht. Ihr Publikum ist mitten aus dem Leben gerissen und skeptisch dazu.
2. ZUSEHEN ist nicht LESEN
Lesen ist ein aktiver Prozess, in dem der Leser die Verantwortung über seinen Fortschritt selbst hat. Nicht so Ihr Vortrag. Da ist der Zuseher auf Sie angewiesen.
3. SIE sind das Wichtigste
Ihr Publikum ist gekommen, um SIE zu sehen und zu hören. Sonst könnte es sich ja gleich aus Prospekten oder Videos informieren.
4. Bilder sind stärker als Sprache
Ihre Projektionen sprechen das Auge des Betrachters an, sein stärkstes Wahrnehmungsorgan. Dagegen kommen Ihre Worte nicht auf: Sie müssen auch Ihren Körper einsetzen!
5. Bewegung und Jagdinstinkt
In Urzeiten entwickelte sich eine besondere Aufmerksamkeit für Bewegungen. Schließlich bedeuteten diese entweder einen Angriff oder Beute. Wir verhalten uns immer noch so. Unsere Bewegung wird am ehesten Wahrgenommen und übersteuert zunächst alle anderen Kommunikationssignale. Und so können wir mit ihr die Aufmerksamkeit des Publikums steuern, indem wir diese "entgegennehmen" und "weiterleiten".
6. Das Bild muss unklar sein.
Ist das Bild völlig selbsterklärend, braucht das Publikum Sie nicht mehr. Und das empfindet es auch so. Also: Bilder so auswählen, dass sie nur mit Ihrer Erklärung richtig funktionieren.
7. Alles ist neu und interessant
Sie kennen Ihre Bilder gut. Die Bedeutung jedes Strichs ist Ihnen klar. Von Ihrem Publikum können Sie das nicht voraussetzen. Dem müssen Sie schon das Informationsgefälle ebnen.
8. Nichts ist klar
Setzen Sie nicht voraus, dass Ihr Publikum etwas weiß. Alles, was Sie zeigen und sagen, ist erklärungsbedürftig. Andererseits: Ihr Publikum ist hochintelligent. Gestalten Sie Ihre Erläuterungen so, dass wirklich nur mangelndes Wissen ausgeglichen wird, nicht Intelligenz substituiert.
9. Rechtzeitig einklinken!
Ihr Bild ist selbstständig. Es läuft mit dem Publikum davon, wenn Sie es zu lange wirken lassen. Präsentieren ist eine Führungsaufgabe. Nehmen Sie sie wahr!
10. Jedes Bild ist eine Aufmerksamkeitssenke
Ihr Bild zieht die Aufmerksamkeit des Publikums von Ihnen ab. Sie achten darauf, es als unterstützendes Werkzeug einzusetzen, die Präsentation aber stets fest in der Hand zu halten. Nur so kanalisieren Sie die Aufmerksamkeit.
Jeder Referent fürchtet Zuhörer, die die Bedürfnisse anderer im Publikum nicht bedenken und auf einzelnen Punkten herumreiten, vorgetragene Fakten missachten oder vom Gegenstand abschweifen.
Man kann hoffen, dass es nicht passiert. Besser ist, sich darauf vorzubereiten und beim Auftreten "feindlichen" Verhaltens sofort einzuschreiten.
Wenden Sie ein Stufenkonzept an, um wiederholten Störungen mit steigendem Druck zu begegnen:
1. Hinterfragen Sie den Einwurf. 2. Behandeln Sie das Bedürfnis des Störungsbringers. 3. Konfrontieren Sie den Störungsbringer mit dem 4. (Nur wenn es gar nicht mehr anders geht) Bitten Sie den den Störenfried zu gehen.
Im Präsentations-Seminar haben Sie gelernt: Sparsam und prägnant illustrieren, nicht zu viel Inhalt auf die Folie, keinesfalls lange Tabellen.
Nicht immer ist das möglich. Sie haben Vorgaben, müssen dieses bestimmte Blatt zeigen. Was tun?
Nehmen Sie eine Anleihe bei Comic-Strips.
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Der Effekt Ihrer Präsentation hängt nicht zuletzt von Ihrer Grundeinstellung ab:
Wenn Sie Ihre Präsentation als „Vortrag mit Bildern“ begreifen, wird Ihr Publikum das auch tun. Sie begeben sich in die schwächere Position, denn Sie müssen Ihr Publikum „unterhalten“. Und das ist nicht leicht.
Machen Sie sich bewusst, dass Sie mit der Einladung zum Vortrag ein Geschäft eingegangen sind. Ihr Publikum bezahlt mit körperlicher Anwesenheit und geistiger Aufmerksamkeit die Information, die Sie anzubieten haben. Es versteht diese als Entscheidungsgrundlage.
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Zuhörer in Präsentationen und Fachvorträgen kommen mit dem Wunsch, informiert zu werden. War der Vortrag unbefriedigend, sagen sie: „Er hat mich nicht überzeugt“.
Das sagt uns, dass es in Ihrer Präsentation in erster Linie darauf ankommt, das Publikum zu überzeugen. Schon, um die angebotene Information überhaupt anzunehmen und zu verarbeiten.
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Oft wird bei Präsentationen und in Verhandlungen die Verwendung der Fremdsprache (meist Englisch) als Hürde empfunden. Aber ist sie das wirklich?
In vielen Fällen ist es nicht die Sprache an sich, sondern die Angst vor der Unterlegenheit gegenüber dem Gesprächspartner oder dem Publikum.
Daher sichert ein zusätzlicher Englisch-Kurs, obwohl grundsätzlich nie schlecht, in solchen Fällen nicht den Erfolg. Vielmehr sollte man überlegen, das Problem durch den Ausbau anderer Fertigkeiten anzugehen.
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Die englische Sprache ist durch ihre einfachere Struktur besser als die Deutsche für Verhandlungen und Präsentationen geeignet. Sie ist beschreibend statt erklärend, hat einen einfacheren, klareren Aufbau und kennt weniger Wörter mit gleicher Bedeutung. Was wir in Rhetorikseminaren mühsam lernen müssen, kennt der Englischsprachige aus dem täglichen Gebrauch.
Einige Tipps zum angstfreien Umgang mit der englischen Sprache gibt's hier.
Wieder einmal ein Tipp für Präsentationen:
Wie überwinde ich meine Nervosität, wie das berühmte Lampenfieber?
Am besten, indem man diese Erscheinungen als das begreift, was sie auch sein können: Eine positive Energie, die man sich zunutze machen kann, um mehr Sicherheit und ein gestärktes Auftreten zu erreichen.
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